KI-Zertifikat für Mitarbeiter: Welche Nachweise Unternehmen brauchen

Das Wichtigste in Kürze: Der AI Act (VO (EU) 2024/1689) schreibt kein bestimmtes KI-Zertifikat vor. Wohl aber verpflichtet Art. 4 alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, die KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen -- und das nachweisbar. Art. 26 Abs. 5 verlangt von Betreibern von Hochrisiko-KI-Systemen, dass sie die ergriffenen Maßnahmen dokumentieren und auf Anfrage den Behörden vorlegen können. In der Praxis bedeutet das: Sie brauchen kein staatlich anerkanntes Zertifikat, aber einen strukturierten, belastbaren Kompetenznachweis für jeden geschulten Mitarbeiter. Dieser Artikel erklärt, welche Anforderungen ein solcher Nachweis erfüllen muss, welche Zertifikatstypen es gibt und wie Sie die Dokumentation rechtssicher aufbewahren.

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Wer sich mit der KI-Kompetenzpflicht beschäftigt, stößt schnell auf eine zentrale Frage: Brauchen meine Mitarbeiter ein KI-Zertifikat? Die Antwort ist differenzierter, als viele Anbieter es darstellen. Es gibt weder ein offizielles „KI-Führerschein"-Zertifikat noch eine staatliche Zertifizierungsstelle für KI-Kompetenz. Gleichzeitig reicht ein mündliches „Wir haben das mal besprochen" bei einer Behördenprüfung nicht aus.

Unternehmen stehen damit vor einem praktischen Problem: Sie müssen etwas nachweisen, für das es noch keinen einheitlichen Standard gibt. Dieser Leitfaden bringt Klarheit -- mit konkreten Anforderungen, einer Übersicht der gängigen Zertifikatstypen und einer Checkliste für die revisionssichere Dokumentation.

Fordert der AI Act ein KI-Zertifikat?

Kurze Antwort: Nein -- aber einen Nachweis

Der AI Act schreibt an keiner Stelle ein konkretes Zertifikat, eine bestimmte Prüfung oder ein spezifisches Schulungsformat vor. Art. 4 VO (EU) 2024/1689 formuliert eine Ergebnispflicht: Anbieter und Betreiber müssen sicherstellen, dass ihr Personal und andere beteiligte Personen über ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz" verfügen. Wie dieses Ziel erreicht wird, bleibt den Unternehmen überlassen.

Das klingt zunächst nach Freiheit -- birgt aber ein Risiko. Denn wenn eine Aufsichtsbehörde prüft, ob Ihr Unternehmen die Pflicht aus Art. 4 erfüllt, wird sie nach Belegen fragen. Und ein unstrukturiertes „Unsere Mitarbeiter kennen sich aus" wird als Nachweis nicht genügen.

Art. 26 Abs. 5: Die Dokumentationspflicht für Betreiber

Besonders konkret wird es für Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen. Art. 26 Abs. 5 VO (EU) 2024/1689 verpflichtet sie, die von den Anbietern bereitgestellten Informationen zu nutzen und -- soweit zutreffend -- ihre eigenen Maßnahmen zu dokumentieren. Dazu gehören insbesondere Maßnahmen zur Sicherstellung der KI-Kompetenz des Personals, das mit der Bedienung und Überwachung der Systeme betraut ist.

Auch wenn Ihr Unternehmen kein Hochrisiko-KI-System betreibt, ist eine Dokumentation dringend zu empfehlen. Denn Art. 4 gilt für alle Betreiber -- unabhängig von der Risikoklasse. Und spätestens bei einem Datenschutzvorfall, einer Kundenbeschwerde oder einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung werden Sie froh sein, einen sauberen Kompetenznachweis vorlegen zu können.

Was Erwägungsgrund 20 zum Nachweis sagt

Erwägungsgrund 20 (ErwG 20) der KI-Verordnung konkretisiert den Begriff der KI-Kompetenz. Er betont, dass die Maßnahmen zur Sicherstellung der Kompetenz die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis der betroffenen Personen berücksichtigen müssen -- einschließlich ihres technischen Hintergrunds, ihrer Erfahrung und des Kontextes, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden.

Daraus ergibt sich: Ein Nachweis muss erkennen lassen, dass die Schulung auf die konkrete Rolle und den konkreten KI-Einsatz zugeschnitten war. Ein generisches Teilnahmezertifikat ohne inhaltlichen Bezug zum tatsächlichen Einsatzszenario ist wenig belastbar.

Was muss ein Kompetenznachweis enthalten?

Ein rechtssicherer KI-Kompetenznachweis sollte mindestens die folgenden Elemente umfassen. Diese Anforderungen ergeben sich aus der Zusammenschau von Art. 4, Art. 26 Abs. 5 und ErwG 20 der KI-Verordnung sowie aus allgemeinen Grundsätzen der Compliance-Dokumentation.

Tipp: Nachweis ist nicht gleich Teilnahmebestätigung

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen einer Teilnahmebestätigung und einem Kompetenznachweis. Eine Teilnahmebestätigung belegt lediglich, dass eine Person an einer Schulung teilgenommen hat. Ein Kompetenznachweis belegt darüber hinaus, dass die Person die Inhalte verstanden hat -- typischerweise durch eine bestandene Prüfung oder Lernkontrolle.

Für die Erfüllung der Pflicht aus Art. 4 ist ein Kompetenznachweis mit Prüfungselement deutlich belastbarer als eine reine Teilnahmebestätigung. Behörden werden hinterfragen, ob die bloße Anwesenheit bei einer Schulung tatsächlich ausreicht, um „ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz" nachzuweisen.

Arten von KI-Zertifikaten im Vergleich

Der Markt für KI-Schulungen und KI-Zertifikate wächst rasant. Doch nicht alle Zertifikate sind gleichwertig. Die folgende Übersicht hilft Ihnen, die verschiedenen Typen einzuordnen und das passende Format für Ihr Unternehmen zu finden.

Welcher Typ passt zu Ihrem Unternehmen?

Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich eine Kombination aus einer skalierbaren Online-Schulung für die gesamte Belegschaft und vertiefenden Formaten für Schlüsselrollen. Ein Beispiel:

• Alle Mitarbeiter: Online-Kurs mit Prüfung und Zertifikat (z. B. über KI Comply) -- deckt die Basisanforderungen nach Art. 4 ab
• KI-Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte: Vertiefende Schulung mit Fokus auf Art. 26 Betreiberpflichten, Risikomanagement und DSGVO-Schnittstellen
• IT / Entwicklung: Technische Schulung zu KI-Sicherheit, Bias-Erkennung und Modellüberwachung

Entscheidend ist nicht der Name des Zertifikats, sondern ob es die inhaltlichen und formalen Anforderungen der KI-Verordnung nachweisbar erfüllt.

5 Qualitätskriterien für ein gutes KI-Zertifikat

Nicht jedes Zertifikat, das „KI" im Titel trägt, ist auch geeignet, die Pflichten aus dem AI Act zu erfüllen. Achten Sie bei der Auswahl auf diese fünf Kriterien:

1. Inhaltliche Abdeckung der gesetzlichen Anforderungen

Das Zertifikat muss auf einer Schulung basieren, die mindestens die Kernthemen abdeckt, die sich aus Art. 4, ErwG 20 und der systematischen Auslegung der KI-Verordnung ergeben: KI-Grundlagen, regulatorischer Rahmen (AI Act und DSGVO), Risiken und Grenzen von KI sowie der praktische Umgang mit KI-Systemen am Arbeitsplatz. Ein Zertifikat, das nur „Prompt Engineering" oder nur „KI-Technik" bescheinigt, reicht nicht aus.

2. Integrierte Lernkontrolle oder Prüfung

Ein belastbarer Kompetenznachweis erfordert eine Wissensüberprüfung. Das kann ein Multiple-Choice-Test, ein Fallbeispiel-basierter Test oder eine praktische Übung sein. Entscheidend ist, dass das Ergebnis dokumentiert wird. Zertifikate, die automatisch nach Abspielen eines Videos ausgestellt werden, haben vor einer Behörde wenig Beweiskraft.

3. Aktualität und Rechtsstand

Die KI-Regulierung entwickelt sich dynamisch. Achten Sie darauf, dass die Schulungsinhalte den aktuellen Rechtsstand widerspiegeln -- insbesondere die seit Februar 2025 geltende KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 und die ab August 2026 anwendbaren Hochrisiko-Pflichten. Zertifikate auf Basis veralteter Inhalte (z. B. vor Inkrafttreten der KI-Verordnung erstellt) sind wenig wert.

4. Rollenspezifische Anpassung

ErwG 20 betont, dass die Maßnahmen zur KI-Kompetenz den technischen Hintergrund und die Erfahrung der jeweiligen Personen berücksichtigen müssen. Ein gutes Zertifikat basiert daher auf einer Schulung, die zwischen verschiedenen Zielgruppen differenziert -- etwa zwischen Sachbearbeitern, Führungskräften und IT-Personal. Eine Einheitsschulung für alle wird dem Anspruch nicht gerecht.

5. Revisionssichere Dokumentation

Das Zertifikat selbst muss in einem Format vorliegen, das langfristig archivierbar und manipulationssicher ist. Idealerweise wird es als PDF mit eindeutiger Zertifikatsnummer ausgestellt, enthält alle relevanten Angaben (Name, Datum, Inhalte, Ergebnis, Anbieter) und kann über den Anbieter verifiziert werden. Zusätzlich sollte der Schulungsanbieter eine Export-Funktion anbieten, die dem Unternehmen ermöglicht, alle Nachweise zentral herunterzuladen.

Dokumentation und Aufbewahrung

Ein Zertifikat ist nur so viel wert wie seine Auffindbarkeit. Wenn die Aufsichtsbehörde anklopft, müssen Sie die Nachweise zeitnah vorlegen können. Hier die wichtigsten Regeln für die revisionssichere Aufbewahrung.

Wie lange aufbewahren?

Die KI-Verordnung nennt keine explizite Aufbewahrungsfrist für Kompetenznachweise. Orientieren Sie sich daher an folgenden Richtwerten:

• Mindestens für die Dauer des KI-Einsatzes: Solange ein KI-System im Unternehmen eingesetzt wird, sollten die zugehörigen Kompetenznachweise vorliegen.
• Zuzüglich Nachlauf: Nach Außerbetriebnahme eines KI-Systems empfehlen sich mindestens 3 Jahre Aufbewahrung -- analog zu handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und um bei nachträglichen Beanstandungen gewappnet zu sein.
• Bei Hochrisiko-KI-Systemen: Art. 26 Abs. 5 i. V. m. Art. 18 VO (EU) 2024/1689 sieht eine Aufbewahrung von Protokollen für mindestens 6 Monate vor, sofern nicht strengere Vorgaben aus Unions- oder nationalem Recht gelten. Für Kompetenznachweise empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung.

Welches Format?

• Digitale Ablage: PDF-Zertifikate in einem zentralen, zugangsbeschränkten Ordner oder Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Verknüpfung mit HR-Akte: Jeder Kompetenznachweis sollte der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters zugeordnet sein
• Exportierbare Übersicht: Eine Gesamtübersicht aller geschulten Mitarbeiter mit Datum, Schulungstyp und Ergebnis -- idealerweise als CSV- oder Excel-Export aus dem Schulungstool
• Backup: Regelmäßige Sicherung der Nachweise, um Datenverlust zu vermeiden

Wer ist verantwortlich?

Die Verantwortung für die KI-Kompetenz liegt beim Anbieter oder Betreiber des KI-Systems -- also in der Regel bei der Geschäftsführung. In der Praxis wird die operative Umsetzung typischerweise delegiert:

• HR-Abteilung: Organisation der Schulungen, Verwaltung der Nachweise
• Compliance-Abteilung / Datenschutzbeauftragter: Inhaltliche Qualitätssicherung, Überprüfung der Schulungsinhalte
• Führungskräfte: Sicherstellen, dass ihre Teammitglieder tatsächlich teilnehmen und die Prüfung bestehen

Wichtig: Die Delegation der Durchführung entbindet die Geschäftsführung nicht von der Verantwortung. Im Falle eines Verstoßes haftet das Unternehmen (Art. 99 VO (EU) 2024/1689 sieht Bußgelder von bis zu 15 Mio. EUR oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes vor).

Häufige Fehler bei der Zertifizierung

In der Beratungspraxis sehen wir immer wieder dieselben Fehler, die Unternehmen bei der KI-Zertifizierung ihrer Mitarbeiter machen. Vermeiden Sie diese Fallstricke:

Fehler 1: Nur eine Teilnahmebestätigung statt eines Kompetenznachweises

Wie oben dargestellt, reicht die bloße Teilnahme an einer Schulung als Nachweis nicht aus. Ohne Prüfungselement fehlt der Beleg, dass tatsächlich Kompetenz erworben wurde. Eine Aufsichtsbehörde kann dann zu Recht bezweifeln, dass die Pflicht aus Art. 4 erfüllt ist.

Fehler 2: Einmalige Schulung ohne Auffrischung

KI-Technologie und KI-Regulierung entwickeln sich rasant. Ein Zertifikat von 2025, das nie aktualisiert wird, verliert mit der Zeit an Aussagekraft. Planen Sie regelmäßige Auffrischungsschulungen ein -- mindestens jährlich oder bei wesentlichen Änderungen der Rechtslage oder des KI-Einsatzes im Unternehmen.

Fehler 3: Einheitsschulung für alle Rollen

ErwG 20 verlangt ausdrücklich, dass die Schulung den Kontext des KI-Einsatzes und den Hintergrund der jeweiligen Person berücksichtigt. Eine identische Schulung für den Geschäftsführer, die Sachbearbeiterin und den Softwareentwickler wird dieser Anforderung nicht gerecht. Differenzieren Sie mindestens zwischen Basis- und Vertiefungsniveau.

Fehler 4: Keine zentrale Verwaltung der Nachweise

Wenn Zertifikate in individuellen E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Festplatten der Mitarbeiter liegen, ist das keine belastbare Dokumentation. Richten Sie einen zentralen Ablageort ein -- ob im HR-System, im DMS oder in der Administrationsoberfläche Ihres Schulungsanbieters.

Fehler 5: Anbieter ohne Bezug zum AI Act wählen

Der Markt ist voll von KI-Schulungen, die sich auf Prompt Engineering, KI-Tools oder technische Fähigkeiten konzentrieren. Diese können sinnvolle Ergänzungen sein, ersetzen aber keine Compliance-Schulung nach Art. 4. Achten Sie darauf, dass der Anbieter die regulatorischen Anforderungen des AI Act explizit adressiert.

Fehler 6: Zertifikate nicht auf Aktualität prüfen

Manche Anbieter haben ihre Kursinhalte seit 2023 nicht aktualisiert und berücksichtigen die finale Fassung der KI-Verordnung vom Juni 2024 nicht. Fragen Sie nach dem Redaktionsstand der Schulungsinhalte und ob regelmäßige Updates erfolgen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gibt es ein offizielles KI-Zertifikat nach dem AI Act?

Nein. Die KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) schreibt kein bestimmtes Zertifikat und keine bestimmte Prüfung vor. Art. 4 formuliert eine Ergebnispflicht: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Wie Sie das nachweisen, ist Ihnen überlassen -- solange der Nachweis belastbar und dokumentiert ist.

Reicht eine interne Schulung als Nachweis aus?

Grundsätzlich ja, wenn sie die inhaltlichen Anforderungen erfüllt (KI-Grundlagen, AI Act, DSGVO, praktischer Umgang, Risiken) und ein Prüfungselement enthält. Entscheidend ist die Dokumentation: Datum, Teilnehmer, Inhalte, Dauer, Ergebnis und verantwortliche Person müssen festgehalten werden. Viele Unternehmen nutzen ergänzend einen externen Anbieter, um die Qualität und Aktualität der Inhalte sicherzustellen.

Wie oft muss die Schulung wiederholt werden?

Der AI Act nennt keine feste Frist für Auffrischungsschulungen. Empfohlen wird jedoch mindestens eine jährliche Auffrischung -- insbesondere weil sich sowohl die KI-Technologie als auch die regulatorischen Anforderungen dynamisch weiterentwickeln. Darüber hinaus sollte eine Nachschulung erfolgen, wenn neue KI-Systeme eingeführt werden, sich die Risikoklasse ändert oder wesentliche Gesetzesänderungen eintreten.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Prüfung nicht besteht?

Ein nicht bestandener Test bedeutet, dass der Mitarbeiter die Mindestanforderungen an KI-Kompetenz noch nicht erfüllt. Das Unternehmen muss dann nachschulen, bevor der Mitarbeiter weiterhin eigenständig mit dem KI-System arbeitet. Dies ergibt sich aus der Sorgfaltspflicht nach Art. 4: Solange die Kompetenz nicht nachgewiesen ist, darf das Unternehmen nicht davon ausgehen, dass die gesetzliche Pflicht erfüllt ist.

Was kostet ein KI-Zertifikat?

Die Kosten variieren erheblich je nach Anbieter und Format. Interne Schulungen verursachen vor allem Personalkosten. Online-Kurse spezialisierter Anbieter wie KI Comply liegen typischerweise im niedrigen dreistelligen Bereich pro Mitarbeiter, mit Staffelpreisen für größere Teams. IHK-Zertifikatslehrgänge kosten mehrere Hundert bis über tausend Euro pro Teilnehmer. Hochschulzertifikate und ISO-Zertifizierungen bewegen sich im vier- bis fünfstelligen Bereich. Für die meisten Unternehmen bieten spezialisierte Online-Plattformen das beste Verhältnis aus Kosten, Skalierbarkeit und rechtlicher Belastbarkeit.

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• Integrierte Lernkontrolle mit dokumentiertem Prüfungsergebnis
• Personalisiertes Zertifikat als PDF mit eindeutiger Zertifikatsnummer
• Administrationsoberfläche für Ihr Unternehmen: Überblick über alle geschulten Mitarbeiter, Ergebnisse und Zertifikate auf einen Blick
• Export-Funktion für die revisionssichere Dokumentation
• Regelmäßige Inhaltsaktualisierungen bei Änderungen der Rechtslage

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