Wer muss KI-geschult werden? Alle betroffenen Mitarbeiter nach dem AI Act

Das Wichtigste in Kürze: Seit dem 2. Februar 2025 gilt die KI-Schulungspflicht nach Art. 4 des AI Acts. Jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt oder bereitstellt, muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die mit KI arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern praktisch jede Abteilung -- von der Geschäftsführung bis zum Kundenservice. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Die KI-Schulungspflicht ist eine der ersten Regelungen des AI Acts, die in Kraft getreten ist. Trotzdem herrscht in vielen Unternehmen noch Unsicherheit: Wer genau muss geschult werden? Reicht ein kurzes E-Learning für alle? Oder braucht jede Abteilung ein eigenes Programm?

Dieser Artikel gibt Ihnen eine vollständige Übersicht über alle betroffenen Mitarbeitergruppen, erklärt die rechtlichen Grundlagen und zeigt Ihnen konkret, wie Sie die Schulungspflicht in Ihrem Unternehmen umsetzen.

Was sagt der AI Act zur KI-Schulungspflicht?

Art. 4 der KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) formuliert die Pflicht unmissverständlich:

„Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung sowie der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, und die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind." -- Art. 4 VO (EU) 2024/1689

Drei Punkte sind hier entscheidend:

1. Beide Seiten sind betroffen: Sowohl Anbieter (Entwickler) als auch Betreiber (Nutzer/Deployer) von KI-Systemen stehen in der Pflicht.
2. Breiter Personenkreis: Nicht nur eigene Mitarbeiter, sondern auch externe Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten (z. B. Freelancer, Berater, Dienstleister).
3. Verhältnismäßigkeit: Das Schulungsniveau muss an die jeweilige Rolle, den Einsatzkontext und die betroffenen Personen angepasst werden.

Was genau ist „KI-Kompetenz"?

Art. 3 Nr. 56 der Verordnung definiert den Begriff:

KI-Kompetenz bezeichnet Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und Betroffenen ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken von KI sowie möglicher Schäden bewusst zu werden.

Es geht also nicht um tiefes technisches Fachwissen für jeden Mitarbeiter. Vielmehr soll jeder, der mit KI arbeitet, verstehen, was das System tut, wo seine Grenzen liegen und welche Risiken bestehen.

Was bedeutet „ausreichend"? Die Orientierung aus Erwägungsgrund 20

Erwägungsgrund 20 (ErwG 20) der Verordnung gibt weitere Hinweise darauf, was unter einem „ausreichenden Maß" an KI-Kompetenz zu verstehen ist. Er stellt klar, dass die Schulungstiefe vom Kontext abhängt: Wer ein Hochrisiko-KI-System im Personalwesen betreibt, braucht deutlich mehr Kompetenz als jemand, der gelegentlich einen KI-Chatbot für interne Fragen nutzt. ErwG 20 betont außerdem, dass auch die Auswirkungen auf betroffene Personen berücksichtigt werden müssen -- je sensibler der Einsatzbereich, desto höher die Anforderungen an die Schulung.

Welche Mitarbeitergruppen sind betroffen?

Die kurze Antwort: Jeder, der in Ihrem Unternehmen mit KI-Systemen arbeitet, Entscheidungen über deren Einsatz trifft oder von deren Ergebnissen betroffen ist. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine detaillierte Übersicht.

So identifizieren Sie, wer in Ihrem Unternehmen geschult werden muss

Die Schulungspflicht nach Art. 4 AI Act ist keine abstrakte Vorgabe. Sie lässt sich in fünf konkreten Schritten umsetzen:

Schritt 1: KI-Systeme inventarisieren

Erstellen Sie eine vollständige Liste aller KI-Systeme, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Dazu zählen nicht nur offensichtliche Systeme wie Chatbots oder Bildgeneratoren, sondern auch eingebettete KI-Funktionen in bestehender Software -- etwa intelligente Suchfunktionen, automatische Textvorschläge in E-Mail-Programmen oder KI-gestützte Analysen in Ihrem CRM.

Schritt 2: Nutzerkreis je System erfassen

Für jedes identifizierte KI-System dokumentieren Sie, welche Mitarbeiter und externen Personen damit arbeiten. Denken Sie dabei auch an indirekte Nutzer: Wer trifft Entscheidungen auf Grundlage von KI-Ausgaben, auch wenn er das System nicht selbst bedient?

Schritt 3: Risikoklasse bestimmen

Ordnen Sie jedes KI-System einer Risikoklasse nach dem AI Act zu. Hochrisiko-Systeme (z. B. im HR-Bereich, bei Kreditvergabe oder in der Strafverfolgung) erfordern tiefgreifendere Schulungen als KI-Systeme mit geringem Risiko.

Schritt 4: Rollenprofile erstellen

Nicht jeder braucht dieselbe Schulung. Erstellen Sie Rollenprofile, die festlegen, welches Kompetenzniveau für welche Position erforderlich ist. Ein Vorstandsmitglied braucht strategisches KI-Wissen, ein IT-Administrator technisches Detailwissen, ein Sachbearbeiter im Kundenservice praxisorientierte Anwenderschulung.

Schritt 5: Schulungsplan aufsetzen und dokumentieren

Legen Sie einen verbindlichen Schulungsplan fest, der Zeiträume, Formate und Verantwortlichkeiten definiert. Dokumentieren Sie alle durchgeführten Schulungen sorgfältig -- im Falle einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden müssen Sie nachweisen können, dass Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind.

Welches Schulungsniveau braucht welche Rolle?

Der AI Act verlangt ausdrücklich eine differenzierte Schulung, die an die jeweilige Rolle angepasst ist. In der Praxis hat sich eine Abstufung in drei Kompetenzstufen bewährt:

Stufe 1: Grundlagen-Schulung (alle Mitarbeiter)

Jeder Mitarbeiter, der in irgendeiner Form mit KI in Berührung kommt, benötigt ein Basiswissen:

• Was ist Künstliche Intelligenz und wie funktioniert sie grundlegend?
• Welche KI-Systeme werden im eigenen Unternehmen eingesetzt?
• Grundlegende Chancen und Risiken von KI
• Datenschutz und Vertraulichkeit bei der Nutzung von KI-Tools
• Interne Richtlinien zur KI-Nutzung

Typischer Umfang: 2--4 Stunden, E-Learning oder Workshop

Stufe 2: Anwenderschulung (regelmäßige KI-Nutzer)

Mitarbeiter, die KI-Systeme aktiv in ihrem Arbeitsalltag einsetzen, brauchen zusätzliches Wissen:

• Funktionsweise und Grenzen der konkret genutzten KI-Systeme
• Erkennen von Fehlern, Verzerrungen und Halluzinationen
• Qualitätskontrolle von KI-Ausgaben
• Verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten
• Eskalationsprozesse bei Problemen

Typischer Umfang: 4--8 Stunden, praxisorientierter Workshop mit Übungen

Stufe 3: Experten-Schulung (Entscheider und Spezialisten)

Führungskräfte, Compliance-Verantwortliche, IT-Spezialisten und Datenschutzbeauftragte benötigen vertiefte Kenntnisse:

• Vollständiger Überblick über den AI Act und seine Anforderungen
• Risikoklassifizierung und Konformitätsbewertung
• Governance- und Aufsichtsstrukturen
• Technische und organisatorische Maßnahmen
• Zusammenspiel mit DSGVO, Produkthaftung und branchenspezifischen Regelungen
• Dokumentations- und Meldepflichten

Typischer Umfang: 1--2 Tage, intensives Seminar mit Fallstudien

Häufige Fehler bei der Umsetzung

Viele Unternehmen machen bei der Umsetzung der KI-Schulungspflicht vermeidbare Fehler:

• Einmalschulung statt kontinuierlichem Lernen: KI-Technologie entwickelt sich rasant. Eine einmalige Schulung reicht nicht aus. Planen Sie regelmäßige Auffrischungen und Updates ein.
• One-size-fits-all-Ansatz: Eine identische Schulung für alle Mitarbeiter erfüllt nicht die Anforderung der Verhältnismäßigkeit nach Art. 4. Differenzieren Sie nach Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Externe Kräfte vergessen: Freelancer, Berater und Dienstleister, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten, fallen ebenfalls unter die Schulungspflicht.
• Fehlende Dokumentation: Ohne Nachweis ist eine durchgeführte Schulung im Zweifel wertlos. Dokumentieren Sie Teilnahme, Inhalte und Zeitpunkte lückenlos.
• KI-Nutzung unterschätzen: Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie viele Mitarbeiter bereits KI-Tools nutzen. Ein internes Audit schafft Klarheit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss wirklich jeder Mitarbeiter geschult werden?

Nicht zwingend jeder. Die Schulungspflicht nach Art. 4 AI Act betrifft Mitarbeiter und andere Personen, die „mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind". In der Praxis bedeutet das jedoch: In den meisten Unternehmen nutzt mittlerweile ein Großteil der Belegschaft KI-Tools -- sei es direkt oder über in Software eingebettete KI-Funktionen. Eine Grundlagen-Schulung für alle Mitarbeiter ist daher empfehlenswert.

Bis wann muss die Schulung erfolgt sein?

Art. 4 AI Act ist seit dem 2. Februar 2025 anwendbar. Die Schulungspflicht gilt also bereits jetzt. Unternehmen, die noch keine Maßnahmen ergriffen haben, sollten umgehend handeln, um Bußgeldrisiken zu minimieren.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Verstöße gegen Art. 4 können mit Geldbußen von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden (je nachdem, welcher Betrag höher ist). Auch wenn die Aufsichtsbehörden in der Anfangsphase vermutlich zunächst auf Sensibilisierung setzen, sollten Unternehmen die Pflicht ernst nehmen.

Reicht eine interne Schulung oder brauchen wir einen externen Anbieter?

Der AI Act schreibt kein bestimmtes Schulungsformat vor. Entscheidend ist, dass die Schulung das erforderliche Kompetenzniveau vermittelt und dokumentiert wird. Externe Anbieter bringen den Vorteil mit, dass sie spezialisiertes Wissen, aktuelle Inhalte und anerkannte Zertifikate bieten -- was im Falle einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden die Nachweisführung deutlich erleichtert.

Müssen auch kleine Unternehmen schulen?

Ja. Art. 4 AI Act gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Jedes Unternehmen, das KI-Systeme anbietet oder einsetzt, steht in der Pflicht. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bieten sich effiziente Formate wie Online-Schulungen an, die zeitlich flexibel und kostengünstig umsetzbar sind.

Fazit: KI-Schulungspflicht betrifft mehr Mitarbeiter, als Sie denken

Die KI-Schulungspflicht nach Art. 4 AI Act ist keine bürokratische Formalität. Sie ist eine Chance, Ihr Unternehmen fit für den verantwortungsvollen Umgang mit KI zu machen -- und gleichzeitig regulatorische Risiken zu minimieren. Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Der Kreis der Betroffenen ist breit: Von der Geschäftsführung über die Fachabteilungen bis zu jedem ChatGPT-Nutzer.
• Differenzierung ist Pflicht: Das Schulungsniveau muss an die Rolle, den Einsatzkontext und die betroffenen Personen angepasst sein.
• Dokumentation sichert ab: Nur nachgewiesene Schulungen schützen im Falle einer Prüfung.
• Jetzt handeln: Die Pflicht gilt bereits seit Februar 2025.

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